Premessa
Gli archivi comunali sono spesso un tallone d’Achille per l’Amministrazione. Per diversi motivi, probabilmente a causa dello scarso utilizzo, vengono solitamente relegati all’ultimo posto nell’elenco delle priorità’. Tale circostanza deve necessariamente essere ribaltata (cfr. D.Lgs. n.490/99 in materia di beni culturali ed ambientali). Localizzazioni pericolose, aggiornamenti ed inventariazioni saltuarie, disattenzione nella gestione del materiale consultato sono i motivi che hanno spinto Giflo, in partnership con un’azienda di logistica industriale e commerciale che dispone di 27.000 m2 di capannoni opportunamente attrezzati, a proporre questo servizio di localizzazione remota e consultazione a domicilio (nella sede comunale) che descriviamo con l’ausilio del seguente schema. Per informazioni archiviazione@giflo.com.

A quali ESIGENZE deve rispondere un ARCHIVIO?

• rispondere a criteri di conservazione idonea dei documenti;
• essere di facile consultazione;
• permettere un semplice controllo di ingresso/uscita fascicoli;
• occupare poco spazio o locali non altrimenti utilizzabili;

Il servizio di ARCHIVIAZIONE REMOTA risponde a queste esigenze grazie a:

• Condizioni certe di conservazione documentazione;
• Integrità ed unicità localizzazione archivio;
  
• Servizio di consultazione a richiesta;
  
• Controllo totale su uscite/ingressi;
  
• Recupero di spazi nella sede comunale;

Quale DOCUMENTAZIONE può essere oggetto di archiviazione remota?

• sicuramente tutta la parte dell’archivio considerata “storica” (> 10 anni);
• in funzione delle singole realtà o tipologie di documentazione, anche quella parte di archivio più recente
  (>2-4 anni) di cui si prevede una consultazione poco frequente.

Quali sono i REQUISITI per procedere all’archiviazione remota ?

• Il materiale da trasferire deve essere già stato  “inventariato” secondo il titolario previsto;
  
• Il materiale deve trovarsi in condizioni “igieniche” buone (non rovinato da umidità, animali, ecc.);

Quali sono le OPERAZIONI PRELIMINARI per procedere all’archiviazione remota?

• il conteggio dei faldoni;
  
• il controllo del loro contenuto da parte del responsabile comunale (corrispondente a inventario);
  
• l ’identificazione della frequenza di consultazione delle varie “categorie”.

Come viene IDENTIFICATO il materiale?

• l’unità “indivisibile” dell’archiviazione remota è il faldone (che a sua volta contiene fascicoli e pratiche);
• ogni faldone, inventariato secondo il “titolario”, viene identificato con un codice univoco;
  
• tale codice viene riportato in uno specifico database, nel quale viene ovviamente riportata anche l’associazione con il contenuto del faldone.

Come viene PREPARATO il materiale?

• ogni singolo faldone viene racchiuso in specifica scatola di cartone a doppio strato;
  
• in ogni scatola viene posizionato un sacchetto di sali igroscopici;
  
• su ogni scatola viene apposta una etichetta temporanea che riporta il codice del database;
  
• la chiusura della scatola viene sigillata da etichetta antieffrazione, contemporaneamente siglata dal responsabile comunale.

Cosa avviene dopo il TRASPORTO nella sede remota?

• le scatole vengono suddivise secondo la tipologia di archiviazione prevista;
  
• ogni scatola viene definitivamente identificata con l’apposizione di un’etichetta che riporta, tra le altre informazioni: codice del database, numerazione faldone secondo titolario, codice a barre per immediato e certo riconoscimento, “indirizzo” specifico del bancale, scaffale o armadio;
  
• successivamente, secondo il tipo di archiviazione prevista, la scatola viene completamente sigillata con una pellicola protettiva;
  
• ogni scatola viene quindi posizionata definitivamente nel sito specifico previsto all’interno della struttura.

Come avviene la CONSULTAZIONE della documentazione?

• la consegna presso la sede comunale avviene come minimo su base bisettimanale (“scheduled”), con navetta dedicata che trasferisce il materiale richiesto ed effettua il rientro di quello consultato;
  
• può essere richiesta una consegna urgente (“on demand”) che viene effettuata entro la mattina successiva;
  
• le richieste devono pervenire esclusivamente via fax dalla sede comunale ed a firma del o dei responsabili incaricati;
  
• le scatole verranno consegnate e ritirate esclusivamente presso gli uffici del o dei responsabili incaricati;
  
• ogni scatola ritirata dovrà essere verificata dal responsabile che la riconsegna, verrà richiusa con nuova etichetta antieffrazione, e tale etichetta verrà siglata in presenza del personale della navetta;
  
• consultazioni presso la struttura sono possibili in ogni momento.

Quale è il COSTO dell’archiviazione remota?

• si tratta di un costo sicuramente inferiore alla sommatoria di spese necessarie, per esempio, alla locazione di un’area adatta in termini di superficie, posizione ed impiantistica (allarme, incendio), al mantenimento di mezzi ed alla retribuzione del personale necessario alla custodia, alla ricerca ed al trasporto del materiale;
  
• grazie al basso costo specifico dell'archiviazione remota, può essere evitato il costo dello "scarto" dell’archivio